De klant bestaat. Het btw-nummer staat op zijn factuur. Misschien doet u al jaren zaken. Toch verschijnt bij een nieuwe VIES-controle: ongeldig. Wat nu?
Alleen vragen om “een correct btw-nummer” helpt dan niet altijd. De vraag kan ook zijn of het bedrijf met dat nummer is geregistreerd voor de betreffende EU-transacties.
Het nummer bestaat, maar welke registratie hoort erbij?
De Europese Commissie noemt ontbrekende activering voor EU-transacties als een mogelijke verklaring voor een ongeldige VIES-uitkomst. Ook kan een registratie nog in behandeling zijn. De uitslag alleen vertelt niet welke verklaring in uw geval geldt.
Dat verschil is praktisch relevant. U wilt weten wat uw klant moet controleren en bij welke instantie hij dat kan regelen.
Spanje: een NIF is niet hetzelfde als opname in het ROI
Een Spaanse klant kan over een nationaal fiscaal nummer beschikken, terwijl de benodigde opname in het Registro de Operadores Intracomunitarios nog ontbreekt. Voor die opname gebruikt de onderneming Modelo 036.
De gerichte vraag aan uw klant is dan: “Kunt u controleren of uw onderneming voor onze transactie actief staat in het ROI en via VIES wordt bevestigd?”
Dat is duidelijker dan de klant nogmaals hetzelfde nummer te laten opsturen.
Ierland: binnenlandse registratie of Intra-EU?
Revenue onderscheidt expliciet Domestic-only en Intra-EU registratie. Een onderneming met een binnenlandse registratie kan later Intra-EU status aanvragen. Een registratie voor de eigen markt en een registratie voor EU-handel zijn hier dus zichtbaar verschillende categorieën.
Een eerdere geldige uitkomst verdient een nieuwe controle
Ook behoud van de registratie vraagt aandacht. In Spanje beschrijft AEAT een verplichting om onder bepaalde voorwaarden uitschrijving uit het ROI te verzoeken na twaalf maanden zonder relevante intracommunautaire transacties. Polen kent eigen uitschrijvingsgronden, onder meer rond inactiviteit en ontbrekende verplichte opgaven.
Dit zijn geen onderling uitwisselbare regels. “Een EU-registratie is altijd onbeperkt geldig” is daarom geen bruikbaar uitgangspunt voor uw klantenbeheer.
Stel uw klant een vraag waarmee hij verder kan
Vraag bij een ongeldige uitkomst om drie dingen:
- Bevestiging van het volledige btw-nummer en de juiste juridische entiteit.
- Controle of de benodigde registratie voor de betreffende EU-transacties actief is.
- Terugkoppeling zodra een ontbrekende registratie is verwerkt, zodat u opnieuw kunt controleren.
Laat de klant een registratieprobleem met zijn eigen belastingautoriteit of adviseur oplossen. Een kopie van een relevante bevestiging kan helpen om de opvolging vast te leggen. Een aanvraag of nationaal registratiebewijs bevestigt op zichzelf nog geen geldige VIES-status.
Hoe regelt uw klant dit in zijn eigen land?
Debcare heeft de praktische eerste routes per EU-land bijeengebracht. U vindt er onder meer het Spaanse ROI, de Ierse Intra-EU status, de Italiaanse VIES-aanmelding en de Poolse VAT-UE registratie, met verwijzingen naar officiële informatie.
Bekijk de aanmelding voor EU-transacties per land
Breng uw klantenbestand in beeld
Een losse ongeldige uitkomst vraagt opvolging. Bij een groter klantenbestand wilt u overzicht: welke nummers worden bevestigd, welke zijn ongeldig en welke controles konden niet worden afgerond?
Met de gratis Debcare-controle controleert u maximaal 25 EU-btw-nummers. Voor controle van uw volledige klantenbestand kunt u vrijblijvend een prijsvoorstel aanvragen via dezelfde pagina.
Controleer gratis maximaal 25 EU-btw-nummers
Een VIES-controle geeft de uitkomst op het controlemoment. De juiste btw-behandeling hangt ook af van de transactie en de overige voorwaarden.
Bronnen
- Europese Commissie – VIES
- AEAT – identificatie voor EU-transacties
- AEAT – ROI en inactiviteit
- Revenue – Domestic-only en Intra-EU
- Poolse belastingdienst – VAT-UE
Bronnen geraadpleegd op 21 oktober 2026.