U ontvangt een bestelling van een zakelijke klant in Duitsland, België of Frankrijk. Op de factuur staat een buitenlands btw-nummer, maar hoe weet u of dat nummer werkelijk geldig is? En wat doet u wanneer een controle geen uitslag oplevert?
Een buitenlands btw-nummer controleren is een belangrijke stap bij zakendoen binnen de Europese Unie. Het helpt fouten in uw klantadministratie te ontdekken en draagt bij aan de onderbouwing van uw btw-behandeling. Maar niet iedere uitkomst betekent hetzelfde. In dit artikel leest u hoe de Europese VIES-controle werkt, welke risico’s veel voorkomen en hoe u meerdere btw-nummers efficiënt laat controleren.
Wat is VIES en hoe werkt een btw-nummercontrole?
VIES staat voor VAT Information Exchange System. Het is de online controledienst van de Europese Commissie waarmee u kunt nagaan of een btw-identificatienummer voor grensoverschrijdende transacties binnen de EU als geldig wordt aangemerkt.
VIES is geen afzonderlijke Europese database met alle ondernemingen. Het systeem raadpleegt de nationale btw-registers van de betrokken landen. De informatie en beschikbaarheid kunnen daarom per land verschillen. Een nummer dat vandaag niet kan worden gecontroleerd, hoeft niet morgen dezelfde uitkomst te geven.
Voor ondernemers is vooral belangrijk dat zij de uitkomst correct interpreteren. Een technisch probleem is namelijk iets anders dan een expliciete melding dat een nummer ongeldig is.
Waarom een buitenlands btw-nummer controleren?
Bij internationale handel wilt u weten met welke onderneming u zaken doet en of de opgegeven btw-gegevens passen bij de transactie. Dat speelt onder meer bij het factureren van goederen of diensten aan zakelijke afnemers in andere EU-landen.
Een geldig btw-nummer kan relevant zijn bij de toepassing van het nultarief voor intracommunautaire goederenleveringen of bij het verleggen van btw op bepaalde diensten. Een positieve VIES-controle is echter niet op zichzelf voldoende om iedere btw-regel toe te passen. Andere voorwaarden, zoals het vervoer van goederen, de aard van de prestatie en uw administratie, blijven van belang.
Daarnaast kan een periodieke controle praktische administratieve problemen voorkomen: typefouten, verwisselde landcodes, verouderde klantgegevens of nummers die niet meer voor intra-EU-handel zijn geactiveerd.
Een EU-btw-nummer controleren in vijf stappen
1. Controleer het opgegeven land
Begin met de landcode. Een Duits btw-nummer begint doorgaans met DE, een Belgisch met BE en een Frans met FR. Bij een internationaal klantenbestand is een verkeerde of ontbrekende landcode een veelvoorkomende invoerfout.
2. Neem het nummer zorgvuldig over
Gebruik het btw-identificatienummer dat uw zakelijke klant verstrekt, bijvoorbeeld op de factuur of in de overeenkomst. Controleer op ontbrekende tekens, onbedoelde spaties en het verwisselen van letters en cijfers. Een geldig formaat is overigens nog geen bevestiging dat het nummer werkelijk actief is.
3. Laat VIES het nationale register raadplegen
De Europese controle vraagt de status op bij het betreffende land. U kunt dat doen via de website van de Europese Commissie of via een controledienst die de werkelijke VIES-respons gebruikt.
4. Lees de uitkomst nauwkeurig
Maak onderscheid tussen geldig, ongeldig en niet afgerond. Vooral die laatste status is belangrijk: een time-out of storing is geen bewijs dat het btw-nummer onjuist is.
5. Leg de controle vast
Noteer welke klant en welk nummer zijn gecontroleerd, op welk moment dat gebeurde en welke uitkomst is ontvangen. Bewaar waar beschikbaar ook de relevante verificatiegegevens. Zo kunt u later terugvinden waarop uw beoordeling was gebaseerd.
Wat betekenen ‘geldig’, ‘ongeldig’ en ‘niet afgerond’?
Geldig: het nummer is door VIES bevestigd
Een positieve respons betekent dat het btw-nummer bij de raadpleging als geldig is bevestigd. Afhankelijk van het land kunnen aanvullende gegevens beschikbaar zijn. Dat betekent niet automatisch dat alle bedrijfsgegevens van uw klant zijn geverifieerd of dat een levering aan alle fiscale voorwaarden voldoet.
Ongeldig: nader onderzoek nodig
Een ongeldige VIES-respons kan verschillende oorzaken hebben. Het nummer kan niet bestaan, niet zijn geactiveerd voor transacties binnen de EU of de relevante registratie kan nog niet zijn afgerond. Een onderneming kan dus wel bestaan terwijl haar nummer in VIES niet als geldig wordt bevestigd.
Niet afgerond: geen definitieve conclusie
De nationale registers en de Europese VIES-dienst kunnen tijdelijk niet beschikbaar zijn. Ook een time-out of technische fout kan ervoor zorgen dat een controle niet wordt afgerond. Classificeer zo’n uitkomst nooit automatisch als ‘ongeldig’. Houd deze afzonderlijk bij en probeer de controle later opnieuw.
Wat doet u als een buitenlands btw-nummer ongeldig is?
Een ongeldige uitkomst vraagt om een gerichte opvolging, niet om direct een willekeurig vervangend nummer te gebruiken. Doorloop bij voorkeur deze controles:
- Controleer de invoer. Zijn de landcode, cijfers en letters correct overgenomen?
- Vraag de klant om bevestiging. Laat het btw-nummer en de officiële bedrijfsgegevens opnieuw controleren.
- Controleer de registratie voor EU-transacties. Soms is een afzonderlijke activering of afronding bij de nationale belastingdienst nodig.
- Leg uw bevindingen vast. Noteer de ontvangen status en de vervolgactie.
- Beoordeel de facturatie. Pas de btw-behandeling niet uitsluitend op basis van een vermoeden aan; raadpleeg bij twijfel uw fiscalist of de Belastingdienst.
De Europese Commissie verwijst bij een niet-bevestigd nummer naar de nationale belastingautoriteit. Die kan, afhankelijk van het land, meer duidelijkheid bieden over de geldigheid en de combinatie van naam en adres.
Waarom komen naam- en adresgegevens niet altijd mee?
Bij buitenlandse btw-controles verwachten bedrijven soms automatisch een volledige bedrijfsnaam en het vestigingsadres. Dat is niet in alle landen mogelijk. Welke gegevens beschikbaar zijn, hangt af van het nationale register en de regels voor gegevensverstrekking.
Controleer daarom waar nodig ook de bedrijfsgegevens die uw klant heeft verstrekt. Maak onderscheid tussen een geldig btw-nummer en een voldoende gecontroleerde klantidentiteit: dat zijn niet precies dezelfde vragen.
Btw-controles bewaren voor uw administratie
Een controle is vooral bruikbaar wanneer u later kunt vaststellen wat u hebt gecontroleerd. Bewaar daarom ten minste de klantreferentie, het gebruikte btw-nummer, het betrokken land, de datum en het tijdstip, de status en eventuele opvolging.
De Europese Commissie raadt aan verificaties bij te houden voor een mogelijke belastingcontrole. Ook de Belastingdienst wijst erop dat ondernemers de btw-id’s van hun klanten moeten controleren en de uitkomst kunnen bewaren.
Let op: een losse schermafbeelding of een melding ‘geldig’ vormt niet automatisch het volledige bewijs dat voor een specifieke fiscale behandeling nodig is. Het is één onderdeel van een zorgvuldig ingericht administratief proces.
Meerdere EU-btw-nummers controleren: van losse check naar bulkcontrole
Bij een enkele nieuwe klant is handmatige controle meestal overzichtelijk. Maar wat als uw administratie honderden of duizenden EU-btw-nummers bevat? Dan wordt nummer voor nummer controleren tijdrovend en foutgevoelig.
Een gestructureerde bulkcontrole van btw-nummers helpt u om de volledige klantenportefeuille door te nemen en uitzonderingen sneller te vinden. Daarbij is niet alleen het aantal gecontroleerde nummers belangrijk, maar ook de kwaliteit van het resultaat: is duidelijk welke controles zijn geslaagd, welke ongeldig zijn en welke door technische oorzaken openstaan?
Debcare biedt hiervoor twee mogelijkheden. Met de gratis EU-btw-controle controleert u maximaal 25 nummers en ontvangt u per nummer de daadwerkelijke VIES-uitkomst. Wilt u een volledig klantenbestand laten controleren, dan kunt u vrijblijvend een prijsvoorstel aanvragen.
Bij de betaalde bestandscontrole verwerkt Debcare uw aangeleverde klantnummers, klantnamen en btw-nummers en levert een resultatenbestand, een PDF-controlerapport en een afzonderlijke werklijst met ongeldige en niet afgeronde controles. Zo kan uw team gericht verder werken. De aanlevering van klantgegevens vindt pas plaats na akkoord en via de afgesproken route.
Veelgestelde vragen over buitenlandse btw-nummers
Kan ik een Duits of Belgisch btw-nummer gratis controleren?
Ja. Voor btw-nummers uit EU-landen kunt u gebruikmaken van de Europese VIES-dienst. Via Debcare kunt u maximaal 25 EU-btw-nummers tegelijk gratis controleren.
Is een ongeldig btw-nummer hetzelfde als een niet-bestaand bedrijf?
Nee. Het bedrijf kan bestaan terwijl het nummer nog niet, of niet voor de betreffende EU-transacties, in het VIES-register als geldig wordt bevestigd.
Wat als VIES tijdelijk niet bereikbaar is?
Dan is er geen betrouwbare einduitkomst. Probeer het nummer later opnieuw te controleren en registreer de eerdere poging als niet afgerond in plaats van ongeldig.
Kan ik Britse btw-nummers ook via VIES controleren?
Gewone Britse btw-nummers met landcode GB vallen sinds Brexit niet meer onder de gebruikelijke EU-VIES-controle. Voor Noord-Ierland geldt voor bepaalde goederenhandel een bijzondere regeling met de landcode XI. Controleer bij twijfel welke verificatieroute op uw situatie van toepassing is.
Geeft een geldige VIES-check recht op 0% btw?
Nee, niet zonder meer. De btw-behandeling hangt ook af van het soort levering, de plaats van de prestatie en de overige wettelijke voorwaarden.
Grip op uw buitenlandse klantgegevens begint met een goede controle
Een betrouwbare btw-administratie vraagt om meer dan het invullen van een nummer in een zoekveld. Door de werkelijke VIES-uitkomsten correct te interpreteren, mislukte controles afzonderlijk te houden en de uitgevoerde controles vast te leggen, krijgt uw organisatie meer inzicht in de kwaliteit van haar klantgegevens.
Wilt u direct beginnen? Controleer gratis maximaal 25 EU-btw-nummers bij Debcare of vraag via dezelfde pagina een vrijblijvend voorstel aan voor de controle van uw volledige klantenbestand.